I mina föregående inlägg om förhandling har jag berättat om grunderna och om vad en förberedande mall ska innehålla. Här får du 17 frågeställningar och påståenden som du bör reflektera över och ta ställning till inför en förhandling.
1. Vem har du på andra sidan bordet? Identifiera beslutsfattaren!
Se helst till att beslutsfattaren är med vid förhandlingsbordet. Slösa inte bort din tid med att diskutera villkor med mellanhänder som ändå inte kan avsluta förhandlingen.
2. Diskretion, NDA (Non Disclosure Agreement)
De flesta förhandlingssituationer berör områden som kan vara konfidentiella för någon eller båda parter.
- Bevara hemligheter du får veta under förhandlingen.
- Tänk dig också för ett par gånger innan du berättar för någon utomstående hur förhandlingen framskrider.
- Att sammanträda offentligt kan skada förhandlingarna. NDAn kan lösa detta genom att parterna skriver under ett sekretessavtal innan förhandlingarna inleds.
3. För många kockar
Förhandlingar med många deltagare tenderar att dra ut på tiden och bli extra krångliga. Risken för missförstådn och dispyter ökar med antalet deltagare. Försök att hålla nere antalet deltagare. Exempelvis kan specialister och andra personer som har mindre roller finnas tillgängliga och vara med på just sitt område.
Stäm av med motparten innan hur många deltagare som är med från respektive grupp. Detta undviker att motparten kommer med en betydligt större delegation än du vilket inte är att föredra.
4. Sänk aldrig garden
Flera timmars lyckade förhandlingar kan förloras på ett par sekunders bristande uppmärksamhet. Ett par förlupna ord under en paus, en kommentar när du möter din motpart i kön till toaletten osv. Var extra försiktig om alkohol är iblandad. Tänk på det omvända.
Lyssna och iaktta din motpart utanför lokalen.
5. Respektera olikheter
Håll personliga åsikter och ditt tyckande för dig själv. Många förhandlingar har gått i sank på grund av ogenomtänkta uttalanden. Politik, religion, familjesituation, klädstil, inredning mm är sällan av vikt för affärens genomförande. Sannolikheten att det väcker irritation eller uppfattas som kritiskt är mycket större än att det skapar en känsla av samhörighet. Respektera motparten och förvänta dig samma behandling tillbaka
6. Hyfs
Visa intresse för motparten som person och var artig och trevlig.
- Det skapar en god stämning som underlättar en framgångsrik förhandling. Det öppnar och underlättar dialogen med motparten.
- Det kan du har stor nytta av längre fram då du vill att motparten skall se saker ur ditt perspektiv.
- Var aldrig otrevlig. En kritisk anmärkning kan rasera hela förhandlingen.
7. Uttryck dig enkelt
Eftersträva alltid enkelhet även om det handlar om dina krav, formuleringar i avtalet eller hur du utrycker dig under själva förhandlingen. Är du för krånglig riskerar du att få nej på ett krav bara för att motparten inte förstår dig. Krångliga utläggningar eller meningar ökar risken för missförstånd och därmed en utdragen eller i värsta fall misslyckad förhandling. Är motparten omständig, ställ kompletterande frågor och repetera med egna ord för att säkerställa att du verkligen förstått.
8. Pokerface
En duktig förhandlare har oftast ett pokeransikte. Oavsett om förhandlingen går din väg eller inte skall motparten inte kunna utläsa detta från ditt kroppsspråk. Visar du tillfredställelse över uppnådda förhandlingsresultat avslöjar du för motparten vad som är viktigt för dig samtidigt som du ökar risken att motparten känner att de gör en dålig affär. Detta kan påverka förhandlingen negativt längre fram.
9. Lita på magkänslan
De flesta har en mycket bättre intuition är de tror. Om något känns fel under förhandlingen är det troligtvis något som är fel:
- motparten döljer något
- motparten är inte intresserad av att nå en överenskommelse med dig
- förhandlingen är en dimridå för att få reda på information
Våga lite på magkänslan. Be att få skjuta på förhandlingen och utnyttja tiden till att bekräfta dina funderingar tills nästa möte.
10. Tomma löften
Varningssignaler vid förhandlingar:
- om motparten lovar att ta med vissa dokument och sedan glömmer eller kommer med olika bortförklaringar
- om nyckelpersoner är borta eller byts ut under förhandlingens gång
Vad kan du göra: gräv djupare för att se om du kan hitta vad som är fel eller inte stämmer.
Är det ett mönster under förhandlingen kan du behöva överväga att helt lämna förhandlingen.
11. Ordning och reda
Dokumentera förhandlingen, allt vad som diskuterats och delöverenskommelser. Se hela tiden till att bekräfta med motparten så att ni är överens om vad som sagts. Vid minsta osäkerhet är det bra att tillsammans gå igenom hur formuleringen skrivs i protokollet för att säkerställa att alla är överens. Skriv ut protokollen och distribuera till samtliga deltagare. Inled nästkommande möte med att gå igenom protokollet för att säkerställa att alla har samma bild av senaste mötet.
12. Avsluta positivt
Avsluta alltid en förhandling i positiv anda. Var generös. Världen är liten och du vet aldrig när du träffar din motpart igen. Om ni skiljs i positiv anda kan du tjäna på det i nästa förhandling. Dessutom har du oavsett utfall lärt dig och utvecklats som förhandlare, om inte annat är det något att se positivt på.
13. Avtal skall under tecknas
Affärer kan gå i stöpet efter att vi tagit i hand, upprättat avtal, gått igenom det finstilta och skickat runt avtalet för underskrift. Av olika anledningar har kunden dragit sig ur på grund av något som hänt under tiden avtalet skickats. Ett muntligt avtal är bindande i de flesta affärer, men i praktiken är det dock sällan fallet. Även om kunden tagit i hand är det ofta kontraproduktivt för framtida affärer att driva det till sin spets. Vill man göra det finns det ofta något sätt för motparten att ta sig ur avtalet. När avtalet är underskrivet är förhandlingen avslutad, inte en sekund innan.
14. Det finstilta
Bara för att du och din motpart tagit varandra i hand och kommit överens betyder det inte alltid att allt är klart. När avtalet kommer er tillhanda finns det ofta med en bilaga med exempelvis allmänna villkor eller annan finstilt avtalstext. Framförallt stora företag och utländska bolag brukar vara duktiga på att ha bilagor med finstilt avtalstext som oftast är skrivet helt till deras fördel. Har du svårt att förstå villkoren är det att rekommendera att anlita professionell hjälp.
15. Våga vänta … sov på saken
Är du det minsta osäker över ett förslag eller villkor är det oftast bäst att skjuta upp beslutet till nästa dag. Detta gäller speciellt om motparten försöker trycka på om ett omedelbart beslut. Det är få tillfällen då en affär verkligen måste göras upp exakt då. Skulle så vara fallet – be om att träffas senare samma dag. Att få komma bort en stund från förhandlingen ger oftast en klarare bild av situationen och du minskar risken att ta ett felaktigt beslut.
16. Säkerställ fakta
Att parterna överdriver något när de försöker påvisa saker i en förhandling är till viss del helt naturligt. Dock krävs att värdera vad som sägs. Kommer du på motparten med att förvanska eller rentav ljuga i sakfrågor får du ett stort övertag i förhandlingen efter det. Om du ens vill fortsätta förhandlingen efter det.
17. Pratkvarnar
Om motparten tenderar att fastna i långa utläggningar kan det vara en taktik för att trötta ut dig. Det är exempelvis sällsynt att någon öppet berättar om ett problem när de sitter i en förhandlingssituation. Detta är en varningssignal att något är galet. Fortsätt fråga tills du får svar på din fråga. Om motparten fortsätter prata runt frågan kan en sista utväg vara att avbryta förhandlingen och släppa affären.
Det här var många punkter att ta hänsyn till. Men jag lovar, det är värt det. Ju bättre förberedd du är desto större chans har du att gå ut från rummet som en vinnare. I mitt sista inlägg om förhandling kommer du att få sex viktiga tips att ta med sig in i en förhandling.
Vill du redan nu veta mer om våra utbildningar och vår coachning inom förhandlingsteknik? Välkommen att kontakta oss.