Vad utmärker högpresterande team? Ofta är framgången ett resultat av hur effektivt de arbetar i möten. Deras prestation bestäms av hur väl de förbereder, genomför och följer upp möten.
Bidragande faktorer till teamets prestation:
- hur de behandlar kritiska frågor
- hur de kommer till slutsatser och fattar beslut
- hur de fördelar arbete
- hur konflikter löses och hur medlemmar hålls ansvariga
Allt detta bestäms av hur teamets medlemmar kommunicerar före, under och efter möten. Hur de talar med varandra avgör hur bra teamet fungerar. Förtroende, respekt och kommunikation är grundstenarna i ett högpresterande team. De karaktäriseras av relationer som tillsammans producerar resultat. Utslagsgivande är om teamens medlemmar visar varandra tillit och kommunicerar så att de når fram till varandra. Ett måste är att gilla varandras olikheter och inse deras bidrag till beslut och lösningar.
Konstruktiva konflikter
Olikheterna kan vara den största utmaningen. Om ett team har satts samman korrekt, kommer det att ha en hög grad av mångfald, exempelvis kön, geografi och olika perspektiv. Mångfald är ibland helt nödvändig för att kunna lösa komplexa frågor under tidspress. Olikheterna i gruppen leder till konflikter vilket är oundvikligt i högpresterande team. Så länge de är sakliga är de fördelaktiga. Olika perspektiv producerar friktion som stimulerar idéer och driver ett team till ett bättre resultat.
Förberedelser inför möten
Klargör vilken typ av möte du ska ha. Definiera syftet med mötet, samt de olika punkterna på dagordningen, exempelvis:
- Informationspunkter som skall gås igenom och varför?
- Problem som måste lösas och åtgärdas?
- Vad och vem ? Inklusive beslutskriterier.
- Motivation – varför är det nödvändigt nu?
Identifiera de frågor som teamet behöver besvara. Kontrollera att du ställer frågor som kan besvaras av de personer som du bjudit in till mötet. ”Rätt” frågor till rätt möte är nyckeln till ett effektivt möte. Bjud in rätt personer. Inte alla bör uppmanas att delta i varje möte. Att säkerställa relevansen av varje person till ämnet är nyckeln till att optimera energin i teamet. Det handlar om att ha rätt personer som ges möjlighet att vara ordentligt förberedda att besvara rätt frågor. Minska storleken på antal deltagare i mötet och inkludera endast de som absolut måste vara där.
- Var noga med att förbereda mötet med all relevant fakta för att teamet skall förstå sammanhanget så fullständigt och uttömmande som möjligt.
- Skicka ut dagordningen i god tid före mötet inklusive bilagor och underlag.
- Säkerställ att inbjudna till mötet vet vad som förväntas av dem för att de skall kunna förbereda sig rätt från början.
Fastställ nödvändiga roller. De är vanligtvis:
- ledare (ansvarig för förberedelse, resultat och uppföljning)
- facilitator (ansvarig för dynamik och tidsangivning av processen och agendan)
- sekreterare (ansvarig för mötesanteckningar och protokoll)
- deltagare (ansvariga för att skapa innehåll och bidrag)
Under mötet
Högpresterande team kännetecknas av följande normer för kommunikation:
Efter mötet
Ett teammöte är endast ett av många medel för att nå målet. Det är aldrig ett självändamål. Framgång och effektivitet i varje möte märks bara i vad som händer som ett resultat efter mötet. Hur beslut genomförs och följs upp. Resultaten de ger, är den enda relevanta grunden för bedömning av högpresterande team.
Hur fungerar era möten? Är teamen högpresterande? Behöver ni hjälp med förbättringar? Kontakta oss för ett förutsättningslöst möte.